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Transcription professionnelle de vos réunions

Mon activité principale est le secrétariat et l’assistanat avec une spécificité pour la retranscription de réunions.
Pour autant, mes prestations offrent un assez large éventail pouvant tout aussi bien intéresser un cabinet d’expertise comptable qu’un laboratoire pharmaceutique ou un artisan.
Secrétaire depuis plus de 20 ans dont 15 en tant qu’Assistante de direction.
Je suis secrétaire indépendante depuis 2008 et en portage salarial depuis 2013.
Je travaille essentiellement chez moi et suis parfaitement équipée (trois ordinateurs dont un micro portable qui me suit en clientèle. Un ordinateur principal, un autre en back-up et une imprimante multifonction).

Un exemple de prestation ?

Puisque la valeur ajoutée de mon activité réside dans la diversité de ses prestations, voici quatre exemples qui peuvent l’illustrer.

˗ Je réalise chaque année, et depuis 2008 une revue annuelle pour une association littéraire parisienne.
˗ En 2010, venue en intérim sur une mission très spécifique pour un grand groupe française, j’ai au bout de 3 mois pu soutenir le bien fondé du télétravail et convertir mon contrat en prestataire de services. La mission portait sur l’intégration de tous les documents de procédures à la création du référentiel groupe en Français/Anglais. (À partir de différents gabarits : mise en page et refonte de tous tableaux, textes et visuels aux formats exigés, avec en aval, l’intégration de toutes modifications et/ou corrections de textes par des relecteurs pluridisciplinaires).
˗ Pour un cabinet de recrutement en ligne : Création d’une vidéo à partir d’un Powerpoint élaboré à cet effet (J’ai également prêté ma voix au texte de cette présentation). Recherche d’incompatibilités de versions (Suite Microsoft). Suivi de facturation, de trésorerie et suivi de prospection.
˗ Prestataire de services pour deux importantes sociétés de retranscription, j’ai assisté et retranscrit de nombreuses réunions et assemblées.

Qui sont vos prospects et clients ?

Pour la partie retranscription, je cible toutes entreprises dotées d’un comité d’entreprise ayant voté le fait de pouvoir se faire assister par un prestataire extérieur dans la réalisation de ses procès-verbaux. Les institutions, Centres d’affaires et Associations peuvent être aussi concernés par cette prestation. La localisation pour une intervention sur site englobe Paris et l’Île de France.
Voici l’illustration d’une prestation fournie pour un client très satisfait.
˗ En 2013 et pendant une durée de 4 mois en télétravail j’ai assisté un cabinet d’expertise comptable à présenter les comptes annuels de ses clients. (Ces présentations étaient destinées à être expliquées et commentées lors des assemblées générales de comités d’entreprise). L’utilisation experte des trois logiciels Office 2010 était une nécessité incontournable.
Ce cabinet comptable avait tenté à plusieurs reprises et sans succès de remplacer leur assistante. Le retard généré était tel que c’était une préoccupation majeure pour ce client qui s’est déplacé sur mon lieu de travail pour vérifier les conditions dans lesquelles j’exerçais. L’engagement fut pris. J’ai répondu sur le champ à cette opportunité en ne ménagement pas mes efforts jusqu’au retour de leur assistante avec qui j’ai travaillé en binôme pendant quelques semaines.
Ce client a été satisfait et par la suite un de ses associés a fait appel à mes services à plusieurs reprises.

Quels sont vos avantages concurrentiels ?

Ma valeur ajoutée réside dans le fait que je suis très mobile, très réactive lorsque je me suis engagée et que je n’ai pas d’obligation familiale ni d’horaires rigides. J’ai eu souvent l’occasion de travailler dans l’urgence et jusqu’à une heure très tardive pour dès le lendemain 9H00 répondre à mon client qui venait de consulter mes documents.

Pour conclure ?

En 1999, L’Observatoire a publié une étude sur les métiers du secrétariat-assistanat qui montre « qu’avec l’évolution des NTIC, l’ordinateur personnel et la réduction systématique des coûts dans l’entreprise, l’approche du travail des secrétaires avait déjà été profondément modifiée durant les quinze dernières années.
La réduction du nombre de niveaux hiérarchiques tend désormais à transmettre à la secrétaire un certain nombre de tâches exercées autrefois par le cadre et se traduisant pour elle par une amélioration qualitative de son activité avec une plus grande autonomie et de plus larges responsabilités.
Devenue désormais assistante, elle travaille pour plusieurs collaborateurs, est en mesure de gérer les achats, la gestion des stocks, les appels d’offres, la coordination des projets tout en ayant un véritable rôle d’assistance à la clientèle.

Comme elle a maintenant une activité transversale et collective, ses tâches ont une plus grande valeur ajoutée. Dès lors le secrétariat devient un métier de collaboration et de conseil ».

La tendance devrait pencher vers une normalisation du télétravail pour une multitude de tâches

« L’apparition du partage d’une secrétaire-assistante par trois ou quatre responsables ou directeurs tend vers une politique de rationalisation, de réduction des postes ainsi que de la maîtrise des surfaces de bureau.
La réduction du temps de travail incite également à réfléchir sur la présence de cellules de secrétariats organisés en pool pour assurer une présence individuelle décalée sur une très large plage horaire ».

Dans un tel contexte économique et où dans un même temps le partage de l’information est devenu prépondérant (agendas multiples, mises en réseaux des fichiers, partage des logiciels de gestion interne…), la question de la présence physique dans les locaux commence à devenir pertinente et le bureau virtuel tente à s’imposer progressivement par un certain nombre de professions libérales (avocats, médecins, consultants…).

Le point très sensible est que toutes les compétences acquises par les assistantes depuis ces vingt dernières années, et qui sont des compétences liées à cette nouvelle organisation du travail, risquent d’être diluées dans un retour à la standardisation des tâches proposées aux-travers des bureaux virtuels. Aujourd’hui, le bureau virtuel peut gérer vos appels téléphoniques, vos rendez-vous, votre menu secrétariat et s’il cible la quantité et le qualitatif il s’éloigne aussi de la prestation spécifique.

Face aux évolutions économiques et technologiques il faudra donc donner à la secrétaire-assistante en télétravail une place toute particulière où elle pourra gérer pour une ou plusieurs entreprises, non pas seulement la gestion d’appels et le partage d’agendas, mais avoir la possibilité d’être forte de propositions, d’assurer de vrais compétences en matière de gestion (création de modèles, suivi de tableaux de bord d’activité, suivi des clients et statistiques…) tout en restant un vecteur de communication et de conseils.
L’autre aspect à prendre en considération est l’apparition du travail en réseau. Aujourd’hui une assistante au sein de son entreprise peut être confrontée au fait de ne pas pouvoir répondre à trois collaborateurs qui lui demanderaient simultanément chacun une tâche ou plusieurs à réaliser dans les mêmes délais. C’est d’ailleurs une source fréquente de stress, de conflits et de frustrations avérés. Le réseau doit permettre le relais d’une assistante à l’autre sans modifier pour autant l’organisation initiale et les secrétaires-assistantes indépendantes ont toutes un réseau d’assistantes vers lesquelles elles savent qu’elles pourront confier une ou deux tâches en cas de débordement.

Paradoxalement les mentalités évoluent moins vite que les nouvelles technologies et il faudra certainement attendre encore plus d’une décennie avant que les entreprises fassent spontanément appel à des secrétaires-assistantes en télétravail sans que cela ne paraisse marginal ou incongru.

En attendant ce rendez-vous, je pense qu’il nous incombe la responsabilité de véhiculer une image plus forte et positive de ce métier tout en continuant d’acquérir systématiquement de nouvelles et très nombreuses compétences.

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