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Sous traitance pour saisie de données

Dans : Assistance et secrétariat

Qui est le prospect ?

Société

Contexte du projet

externalisation

Besoin


Notre société de promotion de 20 personnes.
Sur l'un de nos marchés, nous sommes en recherche d'un prestataire de saisie.

Notre métier consiste à gérer des opérations promotionnelles de A à Z: mise en place - réception et traitement des demandes consommateurs et remboursement/envoi de cadeaux aux consommateurs.

Le processus est ainsi :

Semaine S : Nous recevons notre boite postale avec toutes les opérations confondues de nos différents clients. Nous trions les courriers par opération, les ouvrons et les comptons.

Le vendredi de la semaine S : Nous transmettons ces courriers triés par opération à notre prestataire de saisie

Semaine S+1 : Notre prestataire de saisie est en charge de traiter toutes les enveloppes réceptionnées c'est-à-dire :
- Mise à plat de toutes les enveloppes
- Contrôle de tous les éléments présents dans l’enveloppe
- Contrôle et codification par rapport au cahier des charges sur la conformité ou non des éléments présents dans l’enveloppe.
- Saisie des demandes conformes sur notre base directement en ligne. (saisie de la civilité, du Nom, du Mot directeur de l’adresse, du CP, de la ville, du RIB et du montant a remboursé si c’est une offre de remboursement ou saisie de l’adresse complète et choix du cadeau ou code de non-conformité si c’est une prime ou un non conforme)
La saisie se fait sur notre serveur, le masque de saisie est personnalisé en fonction du type d’opération et en fonction des éléments à saisir.
Pour les saisies de Rib, le contrôle du Modulo est directement fait en ligne (donc pas d’erreur possible de saisie)
- Saisie des demandes non conforme sur nos bases également en ligne. (Saisie de l’adresse et du code de non-conformité)

La saisie doit être terminée le lundi de la semaine S+2 à 9H

Les besoins de notre sociéte sont d’abord les besoins de nos clients

 Respect des délais de saisies afin que le client puisse respecter ses engagements vis à vis du consommateur (remboursement ou réception du cadeau sous 4 semaines).

 Souplesse dans le traitement afin de pouvoir modifier les règles de gestion en cours d’opération (dates, acceptation, conformité).

 Qualité du traitement (lecture des cahiers des charges, codification, saisie).


 Réactivité, analyse des remontées de ses opérations.

Les besoins de nos clients sont essentiellement justifiés par le souhait de n’avoir aucune réclamation de la part des consommateurs

Si réclamations il y a, le client a besoin d’un traitement rapide et efficace (traitement dans la journée avec satisfaction du consommateur et explication cohérente si erreur)

Et bien sûr, le client souhaite acheter au meilleur rapport qualité/prix



A ces besoins s’ajoutent des besoins propres à notre société

 Respect des délais de livraison des saisies, c’est à dire le Lundi matin à 9h, car nous avons un engagement auprès de nos clients qui est de fournir des statistiques tous les Lundi avant 18 h. L’édition de 50 à 80 statistiques nous prend environ 8h, si la livraison arrive trop tard nous ne pouvons respecter notre engagement.

 Etablir des relations de partenaires et un esprit d’équipe, les demandes clients sont analysées avant d’être transmises aux fournisseurs, ce qui veut dire que toute demande transmise a été jugée importante. Que des difficultés soient rencontrées face à certaines demandes clients est compréhensible, c’est pourquoi l’esprit d’équipe et la communication afin de trouver des solutions en véritables partenaires sont tout à fait indispensables.

 Respect des procédures ainsi qu’une visibilité des points de contrôle afin de nous rassurer

Volume :

Les volumes actuellement sont de 4000 à 5000 enveloppes semaine.

Tarifs demandés:

Nous savons malheureusement que niveau tarif, nous sommes en dessous des prix du marche, mais nos concurrents sont encore moins cher que nous. Nous ne pouvons pas accepter des tarifs plus élevés.

Merci de nous adresser une grille tarifaire, nous avons besoin d’un retour pour Mardi 4 Août dernier délai.

Se positionner sur ce type de projet en tant que prestataire en télétravail

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