Je propose aux indépendants, artisans, libéraux, TPE et PME de prendre en charge leur accueil téléphonique, de gérer leur agenda et de les assister pour la gestion de leur administratif, de manière ponctuelle ou régulière.

Aujourd'hui, grâce aux nouvelles technologies, externaliser un standard téléphonique ou son administratif est très simple à mettre en place, et sans investissement de matériel à prévoir.

Permanence Téléphonique

Externaliser sa permanence téléphonique permet de ne plus être dérangé par les appels téléphoniques, de ne plus perdre son temps à écouter sa messagerie ni passer ses soirées à rappeler ses clients. C’est aussi le moyen de valoriser l’image d’une entreprise. En effet, l’accueil téléphonique est la vitrine d’une entreprise. Un investissement rapidement rentabilisé en gain de temps et d’argent. Proposant une facturation « à l’appel » et non au forfait, votre facture augmentera en fonction du nombre d’appels uniquement. Donc en fonction de votre chiffre d’affaire… Un mois creux, sans activité ? La facture baisse d’autant…

Pour tous les professionnels Spécialisée dans les Professions médicales, paramédicales et métiers du bien-être :

• Consacrez-vous pleinement à vos patients, sans être dérangé par les appels.
• Prise de rendez-vous dans le respect scrupuleux de vos consignes.
• Les services de votre agenda sont hébergés sur un Hébergement agréé Données de Santé.

Pour les Entrepreneurs, Artisans, TPE, PME :

• Plus d’appels manqués : plus de risque de perdre une affaire car le téléphone sonne dans le vide
• Valorisez l’image de votre entreprise, fidélisez votre clientèle.
• Votre standardiste est en congés ou le standard explose ? Nous prenons le relais !

Pour les professions libérales dans le secteur juridique :

• Fréquemment en déplacement ou en audience, votre télésecrétaire est toujours disponible : vos clients sont rassurés.
• Votre emploi du temps est optimisé.
• Accueil efficace et professionnel. Nous sommes formées pour la gestion des conflits téléphoniques.

Votre permanence téléphonique sera personnalisée, et votre agenda professionnel optimisé selon des critères définis ensemble lors d’un premier rendez-vous.

Pas de changement de numéro de téléphone si vous ne le souhaitez pas. Nous procédons par simple transfert d’appel de votre ligne actuelle.

Pas d’installation de matériel chez vous. Vos appels sont directement transférés sur la permanence téléphonique de votre Assistante, à votre demande et selon vos critères.

Un agenda partagé couplé à la téléphonie, entièrement paramétrable et adapté au respect de vos exigences, peut être installé en parallèle. (WZ Agenda, Doctolib, Tempora, Agenda 5, etc…)

Votre assistante s’occupera de gérer avec rigueur vos rendez-vous, confirmations et annulations. Vous gagnez en temps et en sérénité !

Simplement grâce à mon logiciel de standard téléphonique professionnel spécialisé, vous disposez en 48h :

• d’un message d’accueil personnalisé dès la première sonnerie
• d’une musique d’attente personnalisable
• d’un répondeur téléphonique en dehors des heures d’ouverture du standard
• d’un accueil téléphonique irréprochable
• d’un gain de temps et de productivité

Externaliser son accueil téléphonique et déléguer son agenda c’est : bénéficier de tous les avantages d’une employée sans en avoir les contraintes :

• Pas de charges sociales ni d’engagements liés à l’embauche
• Pas de congés payés à prévoir
• Pas d’investissement de matériel
• Des horaires flexibles
• Pas d’engagement de durée ou d’abonnement

C’est la qualité de mon professionnalisme qui vous engagera !

Comme une hôtesse d’accueil sur site et selon Vos critères :

• Traitement personnalisé et approprié des appels téléphoniques.
• La communication peut être transférée sur votre ligne
• Vos messages sont adressés directement à votre attention par messagerie ou par sms
• Vos rendez-vous sont pris et enregistrés dans votre agenda partagé en ligne, selon vos consignes
• Plus aucune perte d’appel
• Votre agenda est optimisé

Les Tarifs de votre permanence téléphonique

Afin de facturer au plus près de vos consommations, le forfait s’ajuste au nombre de vos appels à chaque fin de mois. Le décompte se fait tout simplement grâce au listing informatique fourni par le logiciel utilisé pour la permanence. Aucun risque d’erreurs, facilement vérifiable.

Facturation mensuelle :

• Moins de 100 appels : 1.42 €/appel entrant
• De 100 à 299 appels : 1.38 €/appel entrant
• De 300 à 499 appels : 1.32 €/appel entrant
• De 500 à 699 appels : 1.30 €/appel entrant
• De 700 à 999 appels : 1.25 €/appel entrant
• A partir de 1000 appels : 1.22 €/appel entrant

Frais mensuels de gestion : 19.00 €

Tarifs Services additionnels

• Appels sortants vers un fixe ou un mobile 1,00 € / appel
• Transfert vers un fixe gratuit
• Transfert vers un mobile ( 0,50€/min au-delà de 3 min) : 1,00 € / appel
• Envoi d’un SMS 0,90 € / sms
• Répondeur personnalisé 8,00€ /configuration
• Message transmis par mail ou agenda gratuit
• Abonnement à l’agenda en ligne WZ Agenda selon forfait choisi de : 15,00€ à 65,00€ / mois
• Appli WZ (agenda) 2,00 € / mois
• Option Licence d’enregistrement des conversations (par utilisateur) 50 h de stockage 20,00 € / mois

Rappel : Toutes les formules proposées par « Le Sourire en Permanence » sont mensuelles et sans engagement de durée !

Pour illustrer ces tarifs, voici 3 exemples, se situant en avril 2020, un mois comprenant 22 jours ouvrés :

• Vous débutez votre activité, et vous dénombrez 30 appels ce mois-ci. En optant pour la gestion de l’agenda partagé WZ (forfait Basic) et sans utilisation de services additionnels, vous recevrez donc une facture de 76.60 €. *
• Votre entreprise/cabinet prend de l’essor, et dénombre 110 appels ce mois-ci, soit une moyenne de 5 appels/jour. En optant pour la gestion de l’agenda partagé WZ (forfait Basic) et sans utilisation de services additionnels, votre facture sera donc de 185.80 €. *
• Votre activité est intense. Votre entreprise comptabilise 792 appels ce mois, soit 36 appels/jour ouvré en moyenne et vous avez opté pour la gestion de l’agenda partagé WZ (forfait Basic). Sans utilisation de service additionnel, vous recevrez donc une facture de 1024 €. *

* Avec un coût de 8.00 € supplémentaire le premier mois d’utilisation, correspondant à la configuration du répondeur personnalisé.

Plus de rendez-vous manqués car vous restez toujours joignable : un investissement rapidement rentabilisé !

Horaires d’ouverture de l’accueil téléphonique :

Du lundi au vendredi : de 8h30 à 18h30 et le samedi de 8h30 à 12h

Télésecrétariat

Solliciter les services « à la carte » d’une assistante indépendante est très avantageux pour un chef d’entreprise : ne sont payées que les heures travaillées ou la tâche réellement effectuée.

Comment cela fonctionne ?

Suite à un premier rendez-vous, nous définissons ensemble vos besoins. Comme chaque client est unique, vous recevrez ensuite une offre personnalisée. A la signature du devis, notre collaboration commence.

Les atouts de Votre Assistante indépendante :

• Sa maîtrise parfaite de la langue française, orale et écrite : orthographe, grammaire et syntaxe impeccables.
• Son adaptabilité : A l’écoute des besoins de ses clients, et de leurs spécificités professionnelles.
• Son Respect des délais.
• Le respect du secret professionnel.
• La Sécurisation de vos données informatiques.
• Sa réactivité et sa disponibilité.
• Sa Maîtrise des logiciels informatiques, veille et mise à jour régulière des nouvelles méthodes.

Assistance Administrative :

Voici une liste non-exhaustive des prestations qui peuvent être réalisées dans ce cadre :

• Saisie de données,
• Gestion et/ou mise à jour de bases de données,
• Classement de documents,
• Relecture et correction de tous types de documents,
• Rédaction et mise en page de documents,
• Présentation Powerpoint,
• Gestion de coffre-fort,
• Archivage électronique,
• Gestion de boites mail, (établissement des priorités, classement…).

Assistance Commerciale :

Vous trouverez ci-dessous une liste indicative des prestations que votre assistante indépendante peut réaliser :

• Etablissement et/ou mise en forme de documents,
• Mise à jour de fichiers clients/fournisseurs,
• Saisies des bons de commande,
• Relances clients/fournisseurs,
• Facturation,
• Suivi des encaissements, rappels d’échéances,
• Aide pour l’organisation d’événements,
• Organisation de déplacements,
• Mailing,
• Gestion d’agendas.

Remarque : les secrétaires indépendantes n’ont pas le droit de décider des imputations comptables pour le compte de leurs clients. Elles n’ont pas le droit non plus d’établir les comptes annuels, ni de les réviser, cette tâche étant réservée exclusivement aux experts-comptables.

Tarifs du télésecrétariat :

En télésecrétariat externalisé, donc à distance, la prestation est calculée à l’heure ou à la tâche. Le tarif de base de votre secrétaire indépendante est de 35 €/heure, net de taxes. Mais il peut être compliqué de prévoir avec précision, avant de commencer une prestation, le temps réel que votre assistante passera à la réaliser. Aussi, comme la confiance doit être à la base de toute collaboration, il est donc souvent plus judicieux de prévoir un tarif au projet : vous saurez ainsi avec certitude quelle somme débourser avant le début de la prestation.

Quel que soit le mode sélectionné, un devis sera effectué, conformément à vos besoins.

J’aime seconder, veiller à apporter le meilleur service possible. Je pense qu’une assistante est une « facilitatrice ».

L’usage professionnel du téléphone n’a plus aucun secret pour moi, dont c’est l’outil privilégié ????

Mon atout principal : Le Sourire !

En résumé, avec « Le Sourire en Permanence », vous gagnez en efficacité et en sérénité !