Secrétariat pour architecte et agence architecture

Préparation de courriers, de pièces contractuelles et renseignement de formulaires administratifs pour l’élaboration des permis de construire et déclarations préalables

Organisation des rendez-vous, réunions et déplacements

Réponse aux appels d’offre en collaboration avec la direction

Connaissances du fonctionnement des marchés publics, réponse aux appels d’offres en ligne, facturation en ligne (Chorus Pro).

Analyse des offres sur le paramètre des prix.

Suivi de la gestion de chantier

Relations avec les maîtres d’ouvrage :

- Préparation des dossiers de candidatures

- Préparation des contrats d’architecte ou d’ingénierie

- Etablissement des notes d’honoraires

Relation intervenants techniques : architectes, bureau de contrôle, CSPS, maître d'œuvre et autres bureaux d'études

Relations avec les entreprises :

- Préparation dossiers de consultation (RC / CCAP …)

- Participation à la préparation des marchés avec contrôle des pièces justificatives demandées et établissement et gestion des ordres de service,

- Interface entre les prestataires (PV de chantier…)- Traitement des avances, des situations de travaux avec certificats de paiement, DGD

- Etablissement et gestion des avenants, des PV de réception et de levée de réserves

Gestion de la structure :

- Gestion mails / classement / archivage

- Prévisionnel / suivi du budget

Gestion de la comptabilité analytique des projets.

Gestion TVA

Interface avec expert comptable

- Gestion des fournitures

- Gestion administratives, contrôle des pièces administratives et fiscales

- Maitrise des calculs de révisions et actualisation des prix

- Déclaration annuelle d’assurance MAF

- Taches administratives

Répondre et relayer les appels téléphoniques

Accueillir les visiteurs

Traitement du courrier : arrivée / départ.

- Taches financières

Notes de frais