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Modification d'un serveur intranet SugarCRM

Qui est le prospect ?

Place de marché.
Immatriculation 13-02-1998

Contexte du projet

Réponse à CDC

Besoin

Bonjour,

Ci-joint un cahier des charges décrivant notre projet
Je joins aussi un document reprenant les champs qu'actuellement nous utilisons dans notre CRM actuel et que l'on souhaite conserver en ajoutant des sous éléments pour les nombres d'année d'expérience

Je reste à votre disposition pour toutes informations complémentaires

Ci dessous notre problématique

L'état actuel
Nous avons des télétravailleurs que nous nommons Business Manager RH (5 en tout)

Ces Business Manager utilisent des applications
- texte (création, modification de document Word ou Excel)
- un logiciel de gestion de contact qui ne tourne que sous Windows
- Outlook
A ce jour ces applications sont sur un serveur Windows dans nos locaux et avec OmniWare un OS de bureau à distance avec gestion des droits pour partager les applications (notre logiciel de gestion de contact, Outlook).
Les informations saisies pas les Business sert à alimenter notre site hébergé chez OVH, via l'export d'un fichier CSV

Mais ils accèdent à deux types de données
- des fichiers Word et excel présent sur le serveur TSE
- une boite mail Outlook personnel eci-conseils
- une boite mail Outlook (compte IMAP) qui est partagé avec tous les Business Manager

Nos mails sont actuellement hébergés chez OVH.
OVH propose IMAP que nous utilisons pour partager des dossiers mail

Ces Business Manager sont des indépendants donc pas salariés de notre société

Notre activité :
Nous sommes une place de marché informatique
Nous mettons à disposition de nos clients (SSII et clients finaux) des CV d'informaticiens

Ces Business Manager RH ont pour fonction d'alimenter notre site web. avec des profils d'informaticien disponibles immédiatement

Pour cela, chaque Business Manager a un compte sur le serveur TSE avec un Outlook avec une adresse mail du type XXXX@notresite.com
Il est indispensable que chaque Business Manager RH conserve une adresse mail @notresite.com
Il accède a une base globale. Dans cette base, on y retrouve:
- les candidats déjà saisis par les Business Manager RH
- les candidats en cours de saisis par les Business RH
- les candidats ayant déposés leurs CV sur notre site web (dont nous ne connaissons pas leurs disponibilités). Ces candidats sont insérés dans notre logiciel de gestion de contact via un fichier CSV.
Ils seront traités par les Business RH

l y a trois types d'intervenant sur cette base réunis en 3 groupes (BMRH, commerciaux, administrateur)
- un administrateur (moi) qui peut donner accès aux commerciaux et aux Business Manager RH aux candidats
- les commerciaux ont un accès total aux candidats saisis par les Business RH après validation de l'Administrateur
- Les Business RH peuvent saisir des nouveaux candidats et traiter les candidats venant de notre site web

Parcours d'un candidat dans la base:
Les candidats entrent dans la base
- soit via import d'un fichier CSV venant de notre site web (Ils ont répondu à une annonce)
- soit saisis par les Business Manager RH

a/ Les Candidats venant du site
Ils sont affectés soit aux groupes BMRH soit à un Business Manager RH en particulier
Le BMRH traite le candidat

Si il est disponible en fin de traitement l'Administrateur donne accès aux commerciaux au candidat
Le Business Manager RH peut uniquement à partir de ce moment visualiser le candidat sans le modifier.
L'administrateur peut créer un fichier CSV des derniers candidats finalisés pour les envoyer vers le site web pour insertion dans notre place de marché

Si ils n'est pas disponible l'Administrateur l’indique avec une tache permettant de le recontacter à la date planifiée
A la date planifiée, L'administrateur affecte le candidat soit aux groupes BMRH soit à un Business Manager RH en particulier
etc.....

b/ Les candidats saisis par le Business Manager
S'ils saisissent un candidat c'est qu'il est disponible
En fin de traitement l'Administrateur donne accès aux commerciaux au candidat finalisé
Le Business Manager RH peut uniquement à partir de ce moment visualiser le candidat sans le modifier
L'administrateur peut créer un fichier CSV des derniers candidats finalisés pour les envoyer vers le site web pour insertion dans notre place de marché

c/ Les contacts avec le candidat

Contact mail
Les contacts se font essentiellement par mail
- envoie de mail
Aujourd’hui positionné sur un candidat, le logiciel permet d’envoyer un mail au candidat
Un copie de ce mail envoyé est stocké dans une fenêtre document

- réception de mail
Aujourd’hui lorsqu’un candidat nous a envoyé un mail, on peut l’attacher au Candidat dans la fenêtre document
Pour cela, positionné sur un candidat, on clique sur mail et l’on a une copie de Outlook
Si le mail a été envoyé par un mail d’un candidat on peut l’attacher automatiquement.
Dans ce cas le mail est inséré dans la fenêtre Document
On peut aussi attacher n’importe quel mail à un candidat
Cette fonction doit être conservée

Contact téléphonique
A partir du logiciel de gestion de contact on peut téléphoner ou indiquer que l’on reçoit une communication téléphonique et l’affecter au candidat
Ensuite dans la fenêtre qui s’ouvre on tape un compte rendu de l’appel
Dès la fin de l’appel, ce compte rendu est inséré dans la fenêtre Note en précisant si c’est un appel entrant ou sortant.
Cette fonction doit être conservée

Ce que nous cherchons à faire
Basculer vers Sugar CRM (version 5.5) en ligne qui est déjà installé chez notre hébergeur OVH et abandonner notre serveur TSE.
Importer notre base actuelle (700Mb) que l’on peut exporter sous CSV

Les mêmes fonctions actuels devront être conservés

a/ Partage d'informations
mail
Aujourd'hui un dossier mail est partagé entre tous les Business Manager RH
L'administrateur bascule certains mail dans un compte IMAP partagés par tous les Business manager RH

documents (word ou excel)
Aujourd'hui les documents sont dans un répertoire du serveur TSE
Des documents pour tous
Des documents pour les commerciaux
Des documents pour les Business RH

b/ Envoi de mail
Le Business Manager doit conserver une adresse mail type XXXX@notresite.com
Pouvoir envoyer un mail à partir de son web mail
Envoyer un mail à partir du logiciel de Gestion de contact

Les services dont nous aurons besoin
1/ Import de nos données
2/ Paramétrage du logiciel
- création d'individu
- affectation à l'individu de Champs et éléments (voir fichier joint)
avec possibilité de créer des sous éléments (nombre d'année d'expérience)
- affectation de note manuelle au candidat
- envoie de mail à partir du logiciel
- insertion dans le logiciel de mail entrant
- recherche dans les champs et éléments des individus
- création de tache lié au candidat
- possibilité d'effectuer des mailing après sélection
- une formation pour une personne
Rien de plus comme vous pouvez le constater c'est standard

Lorsqu'un Business Manager se connecte on puisse lui paramétrer son environnement
(bases proposées, son mail par défaut, etc...°
pouvoir exporter sous format CSV ou excel certaines données comme ce que nous faisons actuellement (je vous fournirai le fichier excel cible)

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